anySpider – ein Login für Alles
Nicht zuletzt die Corona-Pandemie hat bei den Schulen zu einem gewissen Digitalisierungsschub geführt. Schulen setzen vermehrt Cloud-Plattformen ein: Microsoft 365, Google Workspace, Apple School Manager, eWolke, … – für die Lehrpersonen und Schüler bedeutet dies in der Regel, dass sie sich zu jeder Platform unterschiedliche Benutzernamen und Passwörter merken müssen. Für IT-Administratoren und den technischen ICT-Support bedeutet die Verwaltung von Benutzern und Gruppen oftmals Zusatzarbeit. Neue Benutzer und Gruppen müssen zeitnah auf allen Platformen erstellt und (Initial-)Passwörter kommuniziert werden. Nicht selten geht das Deaktivieren oder Löschen von Accounts bei Austritten und Personalwechseln schlicht vergessen oder findet viel zu spät statt. Eigentlich nicht (mehr) benötigte Benutzer:innen belegen unter Umständen teure Lizenzen und kosten so unnötig Geld. Manchmal werden Benutzer:innen auch irrtümlich mehrfach erstellt, weil interne Prozesse nicht genügend klar definiert sind.
Wir haben uns daher gefragt, wie es wäre, wenn User:innen nur noch ein einziges Login für alle Cloud-Dienste hätten. Ein Benutzername (z.B. die Schul E-Mailadresse) und ein Passwort für alle Dienste.
Unsere Eigenentwicklung anySpider macht genau dies möglich.
Ausgehend vom Schulinformationssystem (Escola, LehrerOffice, …), wo z.B. durch die Schulverwaltung sowieso alle Benutzer, Rollen, Klassen und Gruppen erfasst sind, gleicht anySpider die Datenbestände automatisiert ab. Neu erstellte Benutzer:innen werden auf allen benötigten Cloud Diensten erstellt, aus dem Schulinformationssystem entfernte Benutzer werden auf allen Cloud Diensten erst deaktiviert (so dass kein Login mehr möglich ist) und nach einer frei definierbaren Übergangsfrist automatisiert gelöscht.
Der Aufwand für die Pflege der Benutzeraccounts und Gruppen lässt sich so deutlich reduzieren. Es muss nur noch ein System mit Informationen befüllt werden. Dieses dient als «Master», die restlichen Systeme werden täglich abgeglichen, so dass eine manuelle Bewirtschaftung praktisch entfällt.
Derzeit werden folgende Systeme unterstützt:
- LehrerOffice, Escola als Datenquelle
- Microsoft 365, Azure Active Directory, Exchange Online, Microsoft Teams
- Google Workspace, Google Classroom
- Apple School Manager, Apple Classroom
- Amy Mobile Device Management
- eWolke
- LDAP Server (LDIF)
Gerne helfen wir auch, weitere Cloud Dienste einzubinden, welche Microsoft 365 und Google Workspace als Identitätsprovider unterstützen.
Funktionen und Vorteile
- Die anySpider synchronisiert die Benutzerinformationen aus dem Schulinformationssystem (SIS) der Schule mit den Cloud-Diensten tagesaktuell und automatisch.
- Als Schulinformationssystem (SIS) unterstützen wir zur Zeit Escola und LehrerOffice (anySpider greift auf die Exporte der Schulinformationssysteme (SIS) zu. Für die automatisierten Dateiexporte und die Verzeichnisdienste von Microsoft können Zusatzkosten der SIS-Hersteller entfallen.)
- Die Informationen werden automatisch synchronisiert, es sind keine manuellen Interaktionen mehr notwendig.
- Du verwaltest die Informationen zentral an einer Stelle, im Schülerinformationssystem.
- Die anySpider wohnt in der Schweiz.
- Die (Schul)-Administration und der IT-Support werden massiv entlastet.
- Die allgemeine Datenqualität steigt substantiell, Tippfehler in Namen, fehlende Benutzer und «Account-Leichen» in den diversen Cloud-Diensten gehören nach der Einführung der Vergangenheit an.
Bist du interessiert und möchtest auch von den vielen Vorteilen profitieren? Melde dich bei uns über office@anykey.ch – wir beantworten dir gerne alle Fragen.
Meinung von Marcel Baur, anySpider-Entwickler:
«Was sich in der Praxis relativ einfach anhört, ist von der technischen Seite her äusserst anspruchsvoll. Mit anySpider bieten wir einen einheitlichen Überbau über ausgesprochen heterogene und verteilte Systeme, welche bei den eingesetzten Technologien und Standards unterschiedlicher nicht sein könnten. Die verknüpften Programme und Dienste entwickeln sich auch laufend weiter. Wir überlegen uns daher täglich, was wie ggf. von unserer Seite noch angepasst werden muss, um unsere Kunden bei der automatisierten Administration von Benutzern und Gruppen noch besser unterstützten und entlasten zu können.»
Meinung von Benedict Schönenberger, anySpider-Projektleiter
«Bei der Umsetzung von anySpider-Projekten stelle ich immer wieder fest, dass viele Schulen kein einheitliches Konzept verfolgen, was Datenbankpflege anbelangt. Beispielsweise haben die User:innen gänzlich andere Mailadressen im Schulinformationssystem, im M365 oder im Apple School Manager hinterlegt. Der Teufel steckt im Detail.
Damit die Vision anySpider zum Erfolg wird, ist ein vorausgehendes Aufräumen und neu-Ordnen unabdingbar. Teil meiner Aufgaben ist es, die Schulen bei diesem Prozess zu unterstützen, sowie die zuständigen Personen an wichtigen Schlüsselstellen zu befähigen, das Schulinformationssystem als Master nach einem einheitlichen, schulweiten Konzept richtig zu pflegen.
Einmal umgesetzt stellt dieser neue Ist-Zustand eine immens grosse Erleichterung für alle dar: seitens Schulverwaltung entfallen viel manuelle Handarbeiten und potenzielle Fehlerquellen, seitens anykey generiert dies wiederum spürbar weniger Supportaufwand. Ein gutes Gefühl!»